Wpisanie zagranicznego aktu urodzenia

Referat:

Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich

Sprawa:

Wpisanie zagranicznego aktu urodzenia

Miejsce załatwienia:

II piętro, pokój nr 26

Termin załatwienia: 

Zgodnie z ustawą czas oczekiwania wynosi do miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych do dwóch miesięcy.  

Osoba do kontaktu:

Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – Agata Szmudzińska

Telefon kontaktowy:

(54) 282 50 09 wew. 115

Wymagane dokumenty:

1. Wniosek o wpisanie do polskiego rejestru aktu urodzenia sporządzonego za granicą. Wniosek możesz pobrać ze strony i wypełnić w domu lub też na miejscu w urzędzie.
2. Załączniki:
A. Wypełniony wniosek.

B. Oryginalny odpis zagranicznego aktu urodzenia (niepodlegający zwrotowi).
USC NIE PRZYJMUJE DOKUMENTÓW ZALAMINOWANYCH
OSOBY POCHODZĄCE Z PAŃSTW POWSTAŁYCH W WYNIKU ROZPADU ZSRR (UKRAINA, BIAŁORUŚ, ROSJA, LITWA, ŁOTWA, ESTONIA, KIRGISTAN, ARMENIA, AZERBEJDŻAN, GRUZJA, KAZACHSTAN,MOŁDAWIA, TADŻYKISTAN, TURKMENISTAN, UZBEKISTAN) SĄ ZOBOWIĄZANE DO DOSTARCZENIA AKTUALNYCH DOKUMENTÓW Z PAŃSTWA URODZENIA.
C. Urzędowe tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego (niepodlegające zwrotowi).
3. Do wglądu: dokument stwierdzający tożsamość.
4. Oryginał dowodu wpłaty.

Opłaty:

Opłata skarbowa wynosi 50 zł.
Opłaty można dokonać:
-gotówką lub kartą płatniczą w kasie znajdującej się na parterze budynku urzędu,
-przelewem na konto: 
Urząd Miejski, ul. Marszałka Piłsudskiego 32, 87-865 Izbica Kujawska
Santander Bank Polska S.A.
30 1090 1199 0000 0001 5435 5954 - tytułem za transkrypcję aktu zgonu
W przypadku obywateli polskich dokumenty zagraniczne uzupełnia się o brakujące informacje, które powinien zawierać zupełny akt urodzenia. Koszt takiego uzupełnienia wynosi dodatkowo 39 zł. 

Tryb odwoławczy:

Nie przysługuje.

Uwagi: 

Transkrypcji, czyli wpisania zagranicznego aktu urodzenia może dokonać osoba, której akt dotyczy a także jej pełnomocnik. Jeżeli dziecko nie ukończyło 18 roku życia, wpisać akt mogą bez pełnomocnictwa jego przedstawiciele ustawowi (rodzice lub opiekunowie) lub też inne osoby upoważnione przez rodzica.  
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego może wezwać wnioskodawcę do dokonania procesu legalizacji dokumentu
Formy legalizacji:
Legalizacja – uwierzytelnienie zagranicznego dokumentu, tj. potwierdzenie autentyczności podpisu, pieczęci urzędowej oraz zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia celem posługiwania się nim w innym państwie niż państwo jego wystawienia. Do legalizacji urzędowych dokumentów zagranicznych uprawnieni  są konsulowie RP na terenie państwa, z którego dokument pochodzi. Dokumenty – przed złożeniem ich konsulowi – muszą zostać uwierzytelnione przez właściwy urząd miejscowy. W większości krajów takiego uwierzytelnienia dokonuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Sprawiedliwości albo inny urząd centralny kraju, z którego pochodzi dokument.
Apostille – klauzula wydawana przez właściwy organ państwa, z którego pochodzi dokument jeżeli został on wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r.  Nr 112, poz. 938).
Uzyskanie klauzuli apostille nie jest konieczne w przypadku państw, z którymi łączą Polskę dwustronne umowy międzynarodowe np. Wielka. Brytania, Kanada, Białoruś, Ukraina.

Podstawa prawna:

Art. 104-107 ustawy z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach  stanu cywilnego (Dz.U. 2025 poz 594 t.j.) 

Do pobrania:

1. Wniosek_o_wpisanie_zagranicznego_aktu_urodzenia_do_polskich_ksiąg_stanu_cywilnego